Image by rawpixel.com on Freepik
Dalam dunia bisnis, procurement menjadi salah satu peran penting dalam operasional perusahaan. Pasalnya, bidang ini memiliki fungsi vital dalam mengatur pengadaan segala kebutuhan perusahaan untuk kegiatan operasionalnya. Hanya itu? Tentu saja tidak! Masih ada hal lainnya yang membuat procurement menjadi begitu penting bagi perusahaan. Kalian penasaran? Ayo simak berbagai hal tentang procurement melalui artikel ini.
Secara sederhana, procurement dapat diartikan sebagai aktivitas pengadaan dan pembelian barang ataupun jasa sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Aktivitas ini dilakukan dari proses analisis kebutuhan perusahaan, mencari vendor, negosiasi, proses pembelian & pembayaran, hingga pencatatan riwayat pengadaan, seperti invoice, bukti pembayaran dan lainnya.
Procurement menjadi satu hal penting dalam berjalannya sebuah bisnis dan perusahaan. Pentingnya procurement terletak pada fungsinya yang dapat membantu perusahaan menemukan vendor dan mendapatkan kebutuhan perusahaan dengan harga yang kompetitif. Procurement juga memiliki peran penting untuk menjaga hubungan baik antara perusahaan dengan para vendor yang sudah memiliki akuntabilitas.
Saat membaca tentang procurement, pasti kita juga akan menemukan istilah purchasing atau pembelian. Apalagi arti procurement tidak lain adalah proses pembelian barang ataupun jasa. Lalu, apa bedanya procurement dan purchasing kalau begitu?
Secara umum, perbedaan antara procurement dan purchasing terletak pada cakupan prosesnya. Purchasing hanya mencakup proses transakasional, yaitu pembelian barang atau jasa yang sudah ditetapkan. Sementara proses procurement jauh lebih luas. Dari proses analisis kebutuhan perusahaan, pencarian supplier atau vendor, negosiasi harga, hingga pencatatan dan pengarsipan dokumen pembelian menjadi tahapan yang dilakukan dalam procurement.
Selain itu, salah satu perbedaan lainnya adalah procurement juga memiliki fungsi untuk mempertahankan hubungan antara perusahaan dengan vendor yang memiliki akuntabilitas. Hubungan ini tentu saja dibutuhkan untuk kegiatan procurement atas barang atau jasa yang nantinya akan dibutuhkan kembali oleh perusahaan.
Image by ijeab on Freepik
Secara umum, aktivitas procurement di suatu perusahaan terdiri dari 4 jenis. Di antaranya:
Image by rawpixel.com on Freepik
Sebagai suatu hal vital dalam dunia bisnis, procurement memerlukan proses yang cukup panjang dan detail. Merujuk pada Netsuite, proses procurement dari awal hingga akhir setidaknya memerlukan 9 tahapan, yaitu sebagai berikut:
1. Identifikasi barang ataupun jasa yang perusahaan butuhkan. Pada tahap ini, seorang pegawai procurement diperlukan untuk menganalisis barang atau jasa apa saja yang dibutuhkan oleh perusahaan.
2. Pengajuan Purchase Request. Purchase request atau biasa juga disebut dengan purchase requisition adalah dokumen yang diajukan kepada perusahaan yang berisi permohonan pembelian atas suatu barang atau jasa yang dibutuhkan untuk operasional bisnis perusahaan.
3. Pencarian dan pemilihan supplier atau vendor. Ketika purchase request sudah disetujui, tahap selanjutnya adalah mencari dan memilih vendor berdasarkan beberapa pertimbangan. Pertimbangan tersebut di antaranya, kualitas barang atau jasa, harga yang ditawarkan, dan juga reputasi serta akuntabilitas dari vendor itu sendiri.
4. Negosiasi harga. Salah satu tahapan vital dalam proses procurement adalah untuk mendapatkan barang atau jasa yang dibutuhkan perusahaan dengan harga terbaik dan kompetitif. Untuk bisa mendapatkan ini, maka proses negosiasi harga pun diperlukan untuk mencapai kesepakatan harga yang sesuai.
5. Pembuatan Purchase Order (PO). Purchase order merupakan dokumen yang ditujukan kepada supplier atau vendor dan berisi daftar barang atau jasa yang akan dibeli.
6. Penerimaan dan pengecekan kesesuaian barang yang telah diterima. Pada tahap ini perlu untuk mengecek kesesuaian barang yang diterima dengan jumlah order yang dibuat sebelumnya. Tahap ini juga dilakukan untuk memastikan kualitas barang yang diterima, termasuk apakah ada kerusakan pada barang yang dikirimkan atau tidak.
7. Three-way Matching. Setelah tahap pengecekan barang, tahapan selanjutnya adalah three-way matching. Three-way matching sendiri adalah proses untuk memastikan kesesuaian antara purchase order, dokumen pengiriman, dan invoice yang diterima sebelum melakukan pembayaran.
8. Pembayaran. Ketika pada proses three-way matching semuanya sudah sesuai, tahapan selanjutnya adalah melakukan pembayaran atas barang atau jasa yang telah diterima kepada vendor.
9. Pencatatan seluruh riwayat proses procurement. Pencatatan menjadi salah satu hal penting dalam proses procurement. Pasalnya, pencatatan dan pengarsipan segala dokumen procurement dari purchase request, purchase order, dokumen pengiriman, hingga invoice, membantu proses audit dan kalkulasi pajak perusahaan.
Well, setelah mendapatkan informasi tentang procurement, pastinya ada dari kalian yang mulai tertarik untuk bekerja di bidang ini, yaitu menjadi bagian dalam tim procurement dalam suatu perusahaan. Sebagai penunjang untuk ketertarikanmu, Prosple akan memberikan informasi menarik yang bisa kamu ambil untuk bisa memahami posisi ini lebih dalam lagi
Image by Freepik
Salah satu pertimbangan utama ketika memilih sebuah pekerjaan adalah mengetahui kualifikasi yang dibutuhkan untuk posisi yang ada. Baik itu kualifikasi pendidikan maupun kualifikasi skill atau kemampuan yang dibutuhkan.
Bagi kamu lulusan bisnis manajemen, akuntansi, dan ekonomi, ini bisa jadi kabar baik untuk kalian. Pasalnya, posisi procurement sangatlah sesuai dengan jurusan kuliah yang kalian jalani selama kuliah. Tapi, jangan lengah. Meskipun jurusan kalian sesuai dengan posisi ini, ada beberapa hal yang tetap perlu kalian miliki. Salah satunya adalah pengalaman di dunia bisnis, manajemen, atau bahkan leadership.
Seperti yang disebutkan Indeed, pengalaman bekerja dalam bidang bisnis, manajemen, atau leadership seringkali membantu dalam menganalisis dan menentukan keputusan pembelian selama proses procurement.
Selain pengalaman yang memadai, pahami juga kualifikasi skill yang dibutuhkan sebagai seorang procurement. Berikut adalah beberapa skill utama yang perlu dimiliki seorang procurement:
Photo by Ruthson Zimmerman on Unsplash
Secara garis besar, tugas dan tanggung jawab seorang procurement adalah melaksanakan semua proses procurement secara end-to-end, yaitu dari proses analisis kebutuhan hingga pencatatan dokumen. Untuk lebih jelasnya, Prosple merangkum tugas dan tanggung jawab seorang procurement adalah sebagai berikut:
1. Menganalisis barang dan jasa yang dibutuhkan perusahaan
2. Meriset dan melakukan kontrak dengan para supplier atau vendor
3. Mengelola inventory dan memastikan ketersediaan stok barang yang dibutuhkan perusahaan terkait proses operasional maupun produksi
4. Bernegosiasi tentang harga dan kontrak dengan vendor selama proses pembelian barang atau jasa
5. Menjaga hubungan perusahaan dengan para supplier atau vendor
6. Menganalisis strategi procurement perusahaan, sehingga dapat menemukan hal yang perlu dikembangkan
7. Membuat dokumen pencatatan proses procurement dan dokumen laporan dan analisis keuangan
8. Mengatur anggaran pembelian untuk menjaga profit perusahaan
Dilansir dari Blakgarlic.id, apabila seorang fresh graduate memulai karier nya dibidang procurement, maka gaji rata-rata untuk staff procurement di Indonesia adalah sekitar 3.300.000 - 8.000.000 tergantung dari lokasi atau kota dia diperkerjakan.
Nah, setelah mendapatkan banyak informasi tentang procurement dari arti hingga kualifikasi dan tugasnya, pasti ada dari kalian yang semakin tertarik untuk terjun di bidang ini. Tidak perlu takut ataupun bingung, karena kalian bisa dengan mudah menemukan berbagai lowongan procurement dan pekerjaan lainnya di sini.
Sumber:
What is Procurement?
What Is Procurement? Types, Processes & Technology
How To Become a Procurement Officer (With Job Duties and Salary)